Fiches de paie, dossiers médicaux, données clients …. quelles sont les informations à conserver et combien de temps ? Face à une réglementation complexe, les entreprises sont perdues. Rappel pratique pour vous y retrouver dans le maquis réglementaire.

Appliquer toutes les réglementations sur la conservation des données ? Un véritable casse-tête, surtout pour des PME ou des entreprises moyennes. Pour les aider à y voir plus clair, Iron Mountain, spécialiste des services de conservation et de gestion de l’information, et le cabinet d’avocats De Brauw Blackstone Westbroek publient un guide européen de rétention des informations.

Le sujet est épineux. Face aux entrepreneurs, se présente un véritable maquis de règles qui parfois se contredisent entre elles. Dans le Code de la Sécurité Sociale et le Code du Travail, on trouve autant de délais de conservation que de domaines. En principe, les pièces comptables doivent être gardées 10 ans.

Tandis que les CV de candidats ne peuvent être stockés plus de deux ans alors que les données médicales des salariés ne doivent pas être détruites avant dix ans de conservation. « Il est aussi risqué de conserver trop longtemps des données, des candidatures infructueuses par exemple, que de détruire trop tôt des échanges qui pourraient être utiles en cas de poursuites judiciaires, comme des correspondances par e-mail », explique Benjamin May, associé au cabinet d’avocats Aramis, partenaire de De Brauw Blackstone.

Combien de temps garder les données ? : quelques exemples

-Bilan et comptes de l’entreprise : au moins 10 ans
-Documents relatifs à la TVA : minimum 5 ans
-Contrats de travail : au moins 5 ans
-Documents d’évaluation et de performance de salariés : uniquement pendant la période d’emploi
-Contrat d’assurance : minimum 5 ans

Confrontée à la complexité d’une réglementation qui évolue de surcroît en permanence, 50% des entreprises françaises (la plus haute moyenne européenne) préfère conserver la totalité des informations relatives à leurs salariés, à leurs clients et leurs données financières « par simple précaution », selon une étude menée récemment par Iron Mountain.

Tout conserver n'est pas la solution !

Or, tout conserver sans distinction n’est pas la solution. Dans un monde où les volumes de données croissent sans cesse, cela peut rapidement faire grimper le coût des systèmes informatiques. Par ailleurs, en stockant une énorme masse d’informations, il devient plus compliqué de retrouver les bons documents en cas de besoin. Enfin, en archivant certaines données trop longtemps, on s’expose à des amendes de la part de l’administration compétente.

Pour Edward Hladky, directeur commercial d’Iron Mountain, quelle que soit la taille de l’entreprise, la meilleure voie consiste à construire une véritable politique en matière de conservation des données. « La première étape consiste d’abord à structurer l’information en établissant des plans de classement, quitte à se faire aider par un consultant extérieur. Il s’agit de distinguer les différents types de documents en sa possession pour mieux définir les lois qui s’y appliquent ».

Après avoir indexé et archivé les informations pour les retrouver facilement en cas de besoin, l’entreprise va pouvoir « mettre en place un politique de destruction intelligente ». Autrement dit, ne conserver que ce qui est vraiment nécessaire. Vu la complexité des lois, l’objectif n’est pas gagné d’avance.